Freebie

Download hier ons gratis e-book over hoe jij jouw eigen succes kunt definieren!

Dit zijn ze: de 10 meest gemaakte boekhoudfouten

Je boekhouding doen: lang niet de favoriete taak van iedere ondernemer. En nu maakt de Belastingdienst het er met hun vele regeltjes natuurlijk niet makkelijker op. Een foutje is dan ook snel gemaakt… No worries, je bent lang niet de enige die daar tegenaan loopt: “Het is eerder zeldzaam als we onze gebruikers níet op een foutje kunnen betrappen”, stelt Nikkie den Dekker, co-founder van boekhoudconcept Paperdork. Heel begrijpelijk, dus! Ze kunnen immers niet van je verwachten dat je van alle fiscale regels op de hoogte bent, toch? Maar fouten kunnen wel vervelende gevolgen hebben bij een eventuele controle… Daarom onthult Nikkie de 10 meest gemaakte boekhoudfouten, zodat jij die straks niet meer hoeft te maken!

1. Btw in het buitenland

Met stip op nummer 1 staat het verkeerd verwerken van btw naar het buitenland. Als je producten of diensten levert naar ondernemers in het buitenland reken je over het algemeen geen btw. Binnen EU-landen zet je de woorden ‘btw verlegd’ op de factuur, inclusief het btw-nummer van de klant. Voor ondernemers buiten de EU geldt over het algemeen (er zijn een paar uitzonderingen) dat je geen btw rekent. Lever je aan particulieren? In dat geval zet je over het algemeen de Nederlandse btw op je factuur. Als je zelf producten of diensten afneemt uit het buitenland is het dus belangrijk om ook jouw btw-nummer door te geven en aan te geven dat je bestelling zakelijk is. Zo ontvang jij als het goed is ook netjes een factuur zonder btw.

2. Privéauto

Gebruik je weleens een privéauto voor zakelijke ritjes? Dan mag je daarvoor €0,19 per kilometer als uitgaven toevoegen aan je administratie. Ja, ook wanneer het de auto van iemand anders is. Dat bedrag staat vast, ongeacht de eventuele vergoeding die jij doorrekent aan je klant. Toch vergeten we vaak de kilometerkosten toe te voegen. Dat is natuurlijk enorm zonde: het helpt om (theoretisch) je winst te drukken, waardoor je er belasting mee kan besparen. Tegelijkertijd worden soms ook onterecht andere autokosten in de boekhouding gezet, zoals tankkosten en parkeerbonnen. Dat is bij een privéauto over het algemeen dan weer niet toegestaan. Goed om te weten!

3. Btw over verzendkosten

Dit is een foutje waar vooral beginnende webshopeigenaren wel eens de mist mee in gaan: btw rekenen over verzendkosten. Er wordt vaak onterecht geen btw over verzendkosten gerekend. Hiervoor geldt eigenlijk één simpele regel: de btw over verzenkosten volgt de btw van de factuur. Factureer je dus een product met 9% btw, dan reken je ook 9% btw over je verzendkosten. Factureer je producten met meerdere btw-percentages, dan reken je over de verzendkosten het hoogste btw-percentage.

4. Consumptiekosten

Wanneer jij een zakelijke lunch of diner buiten de deur plant, geldt dit als consumptiekosten. Over consumptiekosten mag je geenbtw aftrekken. Dus ook al staat er waarschijnlijk wel btw op het bonnetje, in je administratie zet je het totale bedrag met 0% btw. Sommige boekhoudprogramma’s doen dit al automatisch voor je, zodat je hier geen fouten mee kunt maken, maar als je deze bonnetjes handmatig invoert, is het dus verstandig om hier goed op te letten. 

5. Privé-opnames en -stortingen

Veel ondernemers denken dat het verplicht is om al je privé-uitgaven of -stortingen – die vanaf een zakelijke rekening zijn gedaan – op te nemen in de administratie. Voor bijvoorbeeld een BV is dat inderdaad het geval. Maar wanneer je een eenmanszaak of VOF hebt, is dit niet noodzakelijk. Het is dus helemaal niet erg als je een keer per ongeluk je boodschappen met de verkeerde pas betaalt. Zolang het geen zakelijke kosten zijn, hoef je ze niet mee te nemen in jouw administratie. 

6. Investeringen

Een investering is een bedrijfsmiddel dat langer dan één jaar meegaat en minstens 450 euro kost. Als je jaarlijks veel investeert – meer dan €2.400 om precies te zijn –levert je dat een voordeel op. Maar niet alles mag je zomaar zien als een investering. Als je bijvoorbeeld een camera (€400) en een lens (€200) tegelijk koopt, mag dit worden gezien als een investering omdat het bij elkaar hoort. Dus wanneer je dezelfde camera koopt samen met een mobiele telefoon (€350), telt dit niet als een investering en zijn het 2 losse transacties. Als het wel een investering is, moet je deze afschrijven. Twijfel je of je iets als investering mag rekenen? Check dat dan even bij je boekhouder!

7. Gemengde kosten

Gemengde kosten zijn uitgaven waarbij privé en zakelijk gebruik door elkaar lopen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan je telefoonabonnement. Bij dit soort uitgaven bereken je hoeveel procent van de tijd je dit voorwerp zakelijk gebruikt. Denk dan bijvoorbeeld ook aan de tijd die je besteed aan social media voor je bedrijf via je telefoon. Stel dat je je telefoon 50% van de tijd zakelijk gebruikt, dan zet je 50% van je telefoonabonnement in je administratie. 

8. Zakelijke fietskilometers

Wist jij al dat je ook voor zakelijke fietsritjes €0,19 per kilometer als uitgaven mag opnemen in je boekhouding? Zeker even doen dus als je dat nog niet hebt gedaan. De fiets was al een duurzaam vervoersmiddel, maar is dus ook nog eens goed voor je portemonnee! 

9. Afdracht aan de Belastingdienst

Wanneer je aangifte hebt gedaan, moet je in de meeste gevallen als ondernemer belasting betalen. Deze uitgaven worden dus wel van je rekening afgeschreven, maar je hoeft ze niet op te nemen in je administratie. Dit telt namelijk niet mee voor bijvoorbeeld het bepalen van je winst.

10. Aanloopkosten

Aanloopkosten zijn kosten die jij voor jouw onderneming hebt gemaakt vijf jaar voor de inschrijfdatum. Deze kosten mag je met terugwerkende kracht alsnog opvoeren in jouw boekhouding. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een laptop die je ook zakelijk gebruikt. In je administratie zet je deze op de inschrijfdatum van je onderneming, waarna je hem vervolgens gewoon kan meenemen in je aangifte.

Zeg eens eerlijk, hoeveel van deze fouten maakte jij stiekem ook?

Nikkie den Dekker is co-founder van Paperdork. Paperdork is een totaaloplossing met een boekhoudprogramma + ‘cijfermeester’ en is opgezet met de ambitie om een passende boekhoudoplossing voor jonge ondernemers te maken. Zonder moeilijke taal, mét de digitale technieken van nu. Je houdt zelf super simpel je administratie bij in de app, je boekhouder kijkt met je mee, verstuurt al jouw aangiftes en is beschikbaar voor al je vragen. Zo focus jij je op je onderneming en kun je gewoon goed slapen 🙂

Reader Interactions

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

↑ Top of Page