Freebie

Download hier ons gratis e-book over hoe jij jouw eigen succes kunt definieren!

6 stappen voor het opzetten/inrichten van je administratie

Administratie… Misschien niet de leukste taak die bij ondernemen hoort, maar zeker niet de onbelangrijkste! Administratie is namelijk niet alleen de fundering, maar ook het resultaat van je bedrijf. Door een stabiele basis op te bouwen en deze overzichtelijk te maken kan jij zorgeloos en efficiënter jouw administratie bijhouden. Of je nu nog moet starten met je bedrijf of je al een tijdje bezig bent, dat maakt niet uit. Want iedere onderneming – en dus ook administratie – is anders. Maar de basis, die is het belangrijkst! Daarom leggen wij je in 6 stappen uit hoe jij jouw administratie kan opzetten en inrichten. Succes!

1. Zet de fundering op

Voor het opzetten en het inrichten van je administratie, moeten we beginnen bij het begin: de fundering. Een sterke fundering bestaat volgens ons uit een systeem voor je facturatie, de manier waarop je jouw boekhouding inboekt, de mappenverdeling die je gebruikt, etc. 

Voor het bijhouden van je boekhouding heb je in ieder geval twee opties. Zo kan je ervoor kiezen om je facturen in Word en je administratie in Excel te verwerken, zodat je nog geen vaste kosten hoeft te maken. Maar je kan er natuurlijk ook voor kiezen om een boekhoudprogramma te nemen. Hier is geen goed of fout in, want JIJ moet kiezen wat voor JOU werkt! 

Okay, let’s start at the beginning. Maak een mapje aan voor je administratie. Hierin opvolgend maak je mappen aan voor je facturen, uitgaven (bonnetjes en inkoopfacturen), bankafschriften, contracten en overeenkomsten en eventueel een of meerdere voor klanten. Piece of cake! 

Tijd om met je facturen aan de slag te gaan! Er zijn veel standaard templates die je kan aanpassen naar jouw eigen wens. Pro-tip: zorg ervoor dat de betalingsvoorwaarden (hoe, wat, waar, wanneer) compact bij elkaar staan. Dus hoe kan de debiteur (de persoon naar wie jij de factuur stuurt) het bedrag naar, voor wanneer en onder welke vermelding overmaken. Hoe compacter en duidelijker deze informatie, hoe sneller je uitbetaald krijgt!

Naast inkomsten zal je ook uitgaven hebben. Je koopt bijvoorbeeld wat pennen en notitieboekjes bij de Hema, investeert in een business coach, neemt een marketing automatiseringssysteem, noem het maar op… De bonnetjes en inkoopfacturen van deze uitgaven zal je ook in je administratie moeten verwerken. Je maakt er een foto van, kijkt of je de btw wel of niet ervan terug mag vragen en verwerkt deze in de boekhouding door deze een categorie te geven en het bedrag te verwerken.

Heb je al deze punten afgelopen? Voilà: de basis van jouw administratie staat!

2. Creëer overzicht

Als de fundering staat, dan kan je overzichtelijk gaan creëren.  Overzicht creëren doe je door de informatie van de gegevens te verwerken, bijvoorbeeld in schema’s of tabellen waaruit je in een oogopslag kan opmaken. 

Bij je facturen is het belangrijk dat je overzichtelijk hebt van naar wie je de factuur stuurt, wanneer de factuur verstuurd is, welk bedrag hieraan gebonden is, wat het btw-percentage en bedrag is. Tip: bepaal de factuursoort door er een dienst, product of werkzaamheden aan te koppelen. Dit gaat je heel veel inzicht opleveren! Hetzelfde doe je natuurlijk ook voor je inkoopfacturen en bonnetjes. 

Naast je inkomsten en uitgaven is het ook belangrijk om jouw uren overzichtelijk te krijgen. Je moet namelijk 1225 uur per jaar werken als je als ondernemer volgens de inkomstenbelasting gezien wilt worden. Je uren kan je overzichtelijk maken door de omschrijving, de duur, dag, tijd en categorie te noteren. Zo kan je precies zien hoeveel tijd je aan welke taken hebt besteed!

3. Bouw een structuur op

Maak een plan! Wanneer ga je je uren verwerken? Wanneer ga je je facturen versturen? Je bonnetjes inboeken? Gooi dit niet op één hoop, maar verdeel het in dag-, week- en maandtaken. Je administratie op een hoop gooien is namelijk een van de grootste valkuilen van ondernemers. Houd daarom je uren dagelijks bij, verstuur je facturen en boek je inkoopfacturen en bonnetjes wekelijks in en verwerk je ritten maandelijks. Door jouw administratie te structureren en te plannen, blijft het overzichtelijk er ben jij er minder tijd aan kwijt. Wat het natuurlijk ook een stuk leuker maakt om te doen!

4. Neem je resultaten onder de loep

We zeiden het al eerder: jouw administratie is zowel de fundering als het resultaat van je bedrijf. Bij resultaat denk jij natuurlijk aan je omzet. Begrijpelijk, maar als je een overzichtelijke administratie hebt, kan jij hier nog meer resultaten uit halen. Denk hierbij dus niet alleen aan je omzet, maar ook aan het aantal (nieuwe) klanten, je uitgaven, je investeringen en de uren die je hebt gemaakt.

Heb jij tijd genomen om een nieuw product of dienst te ontwikkelen? Dan zal je daar vervolgens resultaat van terugzien als jij goed bijhoudt wat je hierin hebt geïnvesteerd.

Door inzicht in jouw resultaten te creëren, kan jij vervolgens zelf aan de knoppen gaan draaien om jouw ideale resultaat behalen.

5. Maak je administratie inzichtelijk

Dat brengt ons direct bij het volgende punt: inzicht creëren. Heb je weleens dat je iets leest of ziet en dat er daarna een lampje gaat branden? Dat ‘aha’-moment? Dat is inzicht! Dit ‘aha’-moment kan je ook krijgen door in je administratie te duiken. 

Pak je facturen erbij en kijk naar welke klanten en/of diensten, pakketten of werkzaamheden jou het meeste hebben opgeleverd. Welke factuursoort of klant doet het goed? Welke doet het niet goed? Hoe komt dit?

Verdeel je uitgaven ook in categorieën: vaste kosten, investeringen, incidentele uitgaven en luxe uitgaven. Doe dit bijvoorbeeld een keer per maand of per kwartaal. Pak een vel A4 papier, maak 4 vakken, pak je uitgaven erbij en noteer deze uitgaven onder een van de vier categorieën. Door deze verdeling te maken kan je inzicht krijgen in wat je waaraan uitgeeft en of dit noodzakelijk is. Want al die boekjes en pennetjes van de Hema of koffie to go voor onderweg zijn leuk, maar wat leveren ze jou op? 

6. Kijk naar je gewerkte uren

Dan de laatste en misschien wel de leukste. Of ja leukste? Ik vind hem zelf altijd heel leuk als ik dit bespreek met mijn klanten. 

Welke uren heb je gemaakt? Wat hebben deze je opgeleverd? Door je uren te linken aan je inkomsten (en uitgaven) kan jij inzicht krijgen in wat wel of niet goed loopt. 

Als je bijvoorbeeld een dienst hebt waar je van tevoren 4 uur voor berekend hebt en er uiteindelijk herhaaldelijk meer uren aan kwijt bent, dan wordt jouw werkelijke uurtarief/omzet lager dan dat je berekend/begroot hebt. Door dus je uren met je omzet te linken, kan je inzicht krijgen of jouw huidige verdienmodellen voor jou werken en of je ze misschien zou moeten aanpassen. 

Lola is administratie expert. Met haar bedrijf Administration with Lola helpt ze ambitieuze en startende ondernemers met het overzichtelijk en begrijpelijk maken van hun administratie. Zo krijgen ondernemers grip op hun administratie en kunnen ze door inzichten hun bedrijf sturen en laten groeien. Daarnaast is het ook haar missie om administratie leuk te maken. 

Reader Interactions

Comments

  1. irene says

    Ik ben onlangs weer gaan freelancen vanwege corona. Dat had ik vroeger ook al een lange tijd gedaan. De vereiste discipline voor het bijhouden van de administratie is niet veranderd. Dankzij boekhoudsoftware is het wel een stuk eenvoudiger geworden.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

↑ Top of Page